القواعد العامة للتراسل الاداري

القواعد العامة  للتراسل الاداري

احترام السلم أو التسلسل الاداري

ü توجه المراسلات دوما الى السلطة المكلفة؛

ü تمر المراسلات عبر الادارات و المؤسسات الوسيطة؛

ü يستحسن اعتماد هيكل الوزارة المعمول بها.

الاسم المعنوي    

ü توجه الرسالة الى المسؤول المعني بصفته الإدارية دون اللجوء الى ذكر اسمه الشخصي.

الحمدلة و البسملة   

ü يستحسن الاحتفاظ بهذه الميزة في جميع المراسلات؛

ü يجب أن تتوسط أعلى الورقة الأولى للرسالة.

ü وضوح الخط

ü تفاديا للاهمال و الضياع؛

ü قصد قراءة وفهم مضمون الرسالة.

الرأس

ü ينبغي إثباته في أعلى الرسالة على اليمين وذلك لأنه يعطي صورة واضحة عن الجهة المرسِلة، حتى يمكن إرجاع الجواب إليها وهو يكون في صورتين:

v    إذا كانت الجهة المرسِلة الإدارة: لا بد أن يشتمل تنازليا على أسماء جميع الإدارات التسلسلية مع ضرورة أن تعلوها عبارة ”المملكة المغربية“ مثلا:

       وزارة التربية الوطنية

 الأكاديمية الجهوية للتربية والتكوين

    لجهة.................

    نيابة...................

  مدرسة...............

v    إذا كانت الجهة المرسلة موظف:

 يجب أن يشتمل على الإسم الشخصي و العائلي ، رقم التأجير، الإطار، الدرجة، التخصص إن اقتضى الحال، مقر العمل ، البلدة.

التاريخ الهجري والميلادي

ü يكتب مكان و تاريخ الإرسال في أعلى الصفحة الأولى على اليسار و تتجلى أهمية هذه المعلومات في كون الرسالة مرتبطة بتاريخ أو أجل. كما أن مكان الإرسال يعطي صورة عن طبيعة التعامل مع الرسالة.

المرسل إليه :تخضع كتابة المرسل إليها لقاعدة تسلسلية مزدوجة ، فعند مراسلة المصالح المركزية تبعث الرسالة في اسم السيد الوزير ثم يأتي بعده تنازليا ذكر الإدارات الوسيطة إلى أن تذكر الجهة المختصة مثلا:

       السيد وزير التربية الوطنية.....

           الكتابة العامة.............

           مديرية........................

           قسم.............................     الرباط.

       على يد السيد مدير ...............

     تحت إشراف السيد مدير الأكاديمية الجهوية للتربية و التكوين لجهة....

     تحت إشراف السيد النائب الإقليمي لـ

الموضوع :لصياغة الموضوع ينبغي مراعاة :

ü الدقة و التركيز بحيث تكون العبارة أقصر مايمكن ؛

ü الوضوح ، بحيث تعطي فكرة عن محتوى الرسالة؛

ü كما ينبغي ألا تشتمل الرسالة إلا على موضوع واحد، و يكتب تحت الرأس على اليمين بعد المرسَل إليه. مثال ( طلب انتقال، طلب استقالة، طلب تصحيح الخدمات، طلب تعويضات عائلية.....).

المرجع

ü المقصود به جميع المستندات و الوثائق و القرائن التي يستند إليها المرسِل ، و يكتب تحت عنوان“المرجع“، أسفل الموضوع مباشرة. و الغرض منه إعطاء الرسالة حجية ومصداقية.

التحية

ü تكتب وسط الرسالة تحت ”المرجع“ و ”الموضوع“ موجهة إلى المرسَل إليه بالصيغة التالية: سلام تام بوجود مولانا الإمام المؤيد بالله... /...الإمام نصره الله .

شخصية الرسالة

ü تعتبر الرسالة ذات طابع شخصي ( فردي لا جماعي) بحيث لو كان الموضوع يهم أكثر من شخص يجب أن يكتب كل شخص رسالة بمفرده.

الأوراق    يجب أن تكون الأوراق بيضاء أو أوراق وزارية.

الصياغة  يجب أن تراعى فيها الخصائص التالية:

ü البساطة والوضوح : تجنب استعمال عبارات شاذة أومهجورة .

ü التركيز: لأن الاطناب يفقد الرسالة الدقة و سرعة الأداء فكلما كانت الرسالة قصيرة سهل على المكلفين استعابها و اتخاد القرار المناسب لها.

ü الأسلوب الإداري: و تشترط فيه اللباقة و استعمال عبارات من الرصيد اللغوي الاداري( اجتناب العبارات العاطفية و ضرب الأمثلة...).

النسخ   تكتب الرسالة في أربع نسخ :

ü  نسخة تحمل رقم الإرسال و تاريخه يحتفظ بها المعني بالأمر؛

ü نسخة يحتفظ بها الرئيس المباشر؛

ü الأصل مع نسخة توجه إلى الأكاديمية أو إلى الوزارة.   

الاختتام:  تختتم الرسالة بكلمة“و السلام“، دون اللجوء إلى أساليب التحيات المتداولة في المراسلات الشخصية.

التوقيع:   يجب أن توقع جميع النسخ من لدن صاحبها:

ü     بتوقيع مفتوح : كتابة الإسم و النسب .

ü    بتوقيع مغلق :  الإمضاء الخاص لكل شخص.

المرفقات:  و هي الوثائق و المستندات التي يلجأ المرسِل  إلى إرفاقها لرسالته ، و يجب عليه الإشارة إلى ذلك في أسفل الرسالة على اليمين تحت كلمة ” المرفقات“ مع ضرورة ذكر كل منها.